logiciel RGPD entreprise
Le RGPD est mis en place dans l’Union européenne en 2018. Depuis sa mise en vigueur, toutes les entreprises européennes doivent se conformer à ses nouvelles obligations.
Il s’agit d’un règlement relatif au traitement des données. Dans ce contexte, les fournisseurs de logiciels RGPD se multiplient.
Chaque logiciel présente des spécificités. Face à cette pléthore d’offres, l’entreprise doit choisir l’outil qui lui convient en s’appuyant sur ses besoins.
Qu’est-ce qu’un logiciel rgpd ?
Le logiciel rgpd regroupe un ensemble d’outils utilisé par les entreprises pour se conformer à la nouvelle règlementation. En effet, cette dernière aborde les différentes méthodes qu’une entreprise peut utiliser pour stocker et collecter des données personnelles.
Une institution risque des sanctions en cas de violation de ces règlementations. C’est pourquoi elle doit se munir d’un logiciel RGPD. Les fournisseurs proposent des logiciels adaptés à tous les besoins d’une entreprise.
Ainsi, une boutique de vente en ligne n’utilise pas le même outil qu’une clinique privée par exemple. Le terme « logiciel RGPD » se décline en trois catégories :
- les logiciels de gestion complète ;
- les logiciels RGPD friendly ;
- les logiciels de gestion spécifique.
Les logiciels de gestion complète
Il s’agit de l’outil le plus plébiscité dans toutes les professions. Qu’il s’agisse de DPO, des indépendants, des PME/TPE ou encore des ETI, ces logiciels offrent des fonctionnalités complètes. Ce logiciel rgpd vous permet de centraliser toute la gestion de conformité à travers un seul outil, voir ici.
En effet, il remplit de nombreux rôles : la protection de données, le registre de traitement, etc. L’outil vous permet de mettre en place le travail collaboratif. Les utilisateurs peuvent utiliser et consulter les données sur la même interface. De plus, les éditeurs proposent désormais des formations à vos collaborateurs pour maitriser l’outil.
Les logiciels RGPD-Friendly
Cette catégorie se réfère à tous les logiciels qui appliquent un respect des règles du privacy by design. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’un outil spécifique. Certains logiciels proposent des fonctionnalités vous permettant d’être en règle avec le RGPD.
Nous prenons l’exemple d’un logiciel d’emailing capable de contrôler le stockage des données. Cette catégorie regroupe tous les logiciels qui traitent des données clients ou visiteurs et qui sont conformes aux règlementations du RGPD.
Les logiciels de gestion spécifique
Contrairement aux outils « tout-en-un », ce type d’outil assure une tâche particulière relative à vos problématiques RGPD. Ainsi, le logiciel « best of breed » assure un aspect spécifique comme :
- le CMP ou consent management platformes destiné à recevoir le consentement des visiteurs de votre site web. C’est le cas par exemple des consentements indispensables pour recevoir des cookies ;
- le logiciel d’analyse des risques RGPD destiné à évaluer le niveau de risques et les identifier.
Les différentes fonctionnalités proposées par un logiciel RGPD
Si vous optez pour un logiciel « tout en un », ce dernier devrait proposer les fonctionnalités suivantes pour garantir votre conformité.
Registre de traitements
Cette fonctionnalité correspond à l’ensemble des traitements de données effectués sur votre site. Elle vous permet d’avoir une vision d’ensemble des traitements qui se déroulent au sein de votre entreprise. Le registre conserve des informations comme l’origine des données, les destinations, les durées d’appel, etc. Certaines structures utilisent le tableur Excel pour réaliser de registre. Le logiciel vous permet de faire l’impasse sur cet outil.
Le diagnostic de conformité
Le diagnostic correspond à un audit des informations collectées. L’audit permet de traiter les données recueillies, d’évaluer leur degré de permanence dans la gestion de la conformité. L’audit porte sur différentes informations en relation avec les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les clients, les salariés ou encore les prestataires, etc.
L’entreprise établit son registre de traitement après ce diagnostic. Le diagnostic consiste aussi à identifier les menaces relatives à votre gestion des données. Il permet donc de mettre en place votre stratégie en matière de cybersécurité comme la sensibilisation des salariés, la gestion des mots de passe, l’accès aux locaux, etc.
La cartographie
La cartographie reprend les mêmes principes qu’un registre de traitement. Cependant, l’utilisateur accède à une vue d’ensemble sous forme de schéma. La cartographie facilite la compréhension des données traitées. Pour certains logiciels, cette cartographie est entièrement automatisée.
La visualisation des données
Cette fonctionnalité permet à un utilisateur d’avoir un accès rapide à l’ensemble des données traitées. La visualisation se présente souvent sous la forme de schéma. Ainsi, si vous procédez au paiement des salaires par exemple, vous accédez directement à une vue d’ensemble des données nécessaires comme le nom, l’adresse et le RIB.
Le tableau de bord
Il s’agit de la page d’accueil du logiciel. Il vous tient au courant de votre progression en matière de gestion des données.
La gestion des risques
Elle correspond aux mesures à adopter pour gérer les menaces liées à la cybersécurité. Vous pouvez par exemple utiliser des badges pour accéder aux locaux, mettre en place des mesures pour prévenir les intrusions, les risques d’incendie dans votre salle des serveurs, etc.
La gestion des droits des personnes
Pour se conformer au RGPD, le recueil des données se fait uniquement après le consentement de la personne concernée. Lorsqu’un client ou un visiteur accepte de livrer des informations personnelles, il peut également manifester son droit d’opposition ou de rectification. Le responsable de traitement doit satisfaire sa demande au moins un mois après la soumission.
Les points à considérer au moment de l’installation du logiciel
Après l’achat du logiciel rgpd, vous devez prendre en compte plusieurs points pour optimiser son utilisation.
La formation du personnel
L’acquisition d’un nouvel outil implique forcément une formation du personnel. Vous devez inclure les couts de formation dans votre budget. De plus, vous devez être au fait des données que l’on ne peut pas récolter à l’instar de l’orientation sexuelle ou la religion.
Un logiciel accessible depuis le cloud
Un logiciel implémenté dans le cloud vous offre de nombreux avantages. D’abord, cela vous permet d’accéder aux informations depuis n’importe quels postes et endroits. Il suffit d’un appareil connecté pour y accéder. Ensuite, une solution cloud est plus économique dans la mesure où vous n’avez pas besoin d’investir dans un serveur interne.
La non-responsabilité des éditeurs
La CNIL stipule clairement que la non-conformité au RGPD incombe à l’entreprise et non à l’éditeur de logiciel. C’est pourquoi vous devez vous assurer que l’outil proposé par le fournisseur est bien conforme. Assurez-vous que cette conformité est bien mentionnée dans une clause légale.
L’accompagnement
Au moment de choisir le logiciel RGPD, vous devez prendre en compte un point essentiel : l’accompagnement. Certains utilisateurs ont besoin d’un accompagnement technique, de conseils et d’information pour comprendre la mise en conformité, d’une formation pour comprendre le fonctionnement du logiciel, etc. Cependant, certains utilisateurs préfèrent utiliser un outil qui offre le plus d’autonomie. Les demandes d’assistance et les interventions externes se font rares.
La cybersécurité
Il s’agit d’un élément important pour choisir un logiciel adapté. Les données traitées dans le cadre du RGPD se divisent en deux catégories :
- les données classiques (identité, adresse, contact, etc.) ;
- les données sensibles (données bancaires, données de santé, données biométriques, etc.).
En matière de cybersécurité, le traitement de ces deux catégories de données n’est pas le même. Pour traiter les données sensibles, vous devez utiliser un outil certifié ISO 27001 ou HDS.
Quel est le prix d’un logiciel RGPD ?
Les éditeurs proposent souvent des tarifs sous forme de formules. Ainsi, le cout d’un logiciel dépend de plusieurs points comme :
- la taille de votre entreprise ;
- les services d’accompagnement de l’utilisation de l’outil (formation, etc.) ;
- le nombre d’utilisateurs.
Certains éditeurs proposent également un tarif sous forme d’abonnements annuels ou mensuels.
