dynamiser son board en dématérialisant les réunions du conseil d'administration
Quelle que soit la raison qui vous pousse à passer au numérique, la seule façon de tirer le meilleur parti de cette offre est d’adopter une approche ciblée et d’investir dans les bons outils de réunion à distance du conseil d’administration.
Pour vous aider, ce guide va plonger en profondeur dans le sujet, en vous fournissant tout ce que vous devez savoir pour maximiser la productivité et l’engagement lors de vos réunions du conseil d’administration virtuelles.
Réunions du conseil d’administration à distance : Qu’est-ce que c’est ?
Les réunions virtuelles du conseil d’administration permettent à chaque administrateur de participer à des réunions régulières depuis son domicile, son bureau ou l’endroit de son choix. Au lieu de relire les notes après coup, les membres du CA utilisent des outils d’audioconférence et de vidéoconférence pour participer à distance.
Les participants à distance doivent utiliser un ordinateur ou un autre appareil doté d’une connexion Internet pour se joindre à la réunion. Ils peuvent ainsi écouter les présentations et ajouter leurs propres idées perspicaces à la conversation.
Dans le cas d’une réunion entièrement numérique, tous les membres du conseil d’administration participent virtuellement. Les conseils d’administration peuvent également adopter une approche hybride, dans laquelle certains membres sont physiquement présents tandis que d’autres participent en ligne.
Quoi qu’il en soit, la possibilité de se réunir à distance offre de nombreuses opportunités aux organisations et aux conseils d’administration axés sur la mission
Les avantages des réunions virtuelles du conseil d’administration
Votre conseil d’administration peut choisir d’organiser une réunion virtuelle pour de nombreuses raisons, qu’il s’agisse de frais de déplacement, de contraintes de temps ou de problèmes de santé. Penchons-nous un peu plus sur les avantages que votre conseil d’administration peut retirer de l’essai des réunions à distance.
Augmentation de la participation
Si vous avez du mal à atteindre le quorum, les réunions virtuelles du conseil d’administration pourraient bien être votre solution de secours ! Le fait de se réunir à distance améliore l’accessibilité et permet au plus grand nombre possible de membres du conseil d’administration de se rendre à la réunion.
N’oubliez pas que les membres de votre conseil d’administration ont une vie professionnelle et personnelle très chargée. Ceux qui ont des horaires de travail divergents apprécieront la commodité de la collaboration en ligne. Si vous accordez de l’importance à leur temps et leur permettez de participer à distance, ils en prendront note et apprécieront vos efforts.
Une plus grande diversité des participants
Les réunions du conseil d’administration dématérialisées ouvrent la voie à une plus grande diversité des membres du conseil. Pour commencer, elles permettent de maintenir la diversité sociale et géographique de votre conseil.
En permettant à des personnes d’autres régions du pays (ou même du monde) d’y assister, votre conseil peut rechercher une plus grande diversité. De nouvelles perspectives vous apporteront un éclairage puissant, qui vous aidera à sortir des sentiers battus et à prendre des décisions plus équilibrées.
Une gouvernance renforcée
Les entreprises et les organisations à vocation sociale s’appuient sur les réunions numériques pour prendre des décisions urgentes et communiquer régulièrement. Avec les bons outils en place, les dirigeants de votre conseil d’administration peuvent exercer un meilleur contrôle sur les réunions.
Ils peuvent également rester concentrés dans la salle du conseil, ce qui favorise directement une gouvernance forte et compétente de l’entreprise ou de l’organisation.
Comment organiser des réunions du conseil d’administration virtuelles efficaces ?
Comme les réunions du conseil d’administration à distance diffèrent de leurs homologues en personne, il y a plusieurs détails spécifiques que vous devrez ajuster pour maximiser l’engagement et la productivité.
Examinons quelques mesures concrètes que chaque directeur général, PDG et autres membres du conseil d’administration peuvent utiliser pour gérer efficacement les réunions à distance.
Demandez si votre organisation autorise les réunions virtuelles
Avant toute chose, vous devez vous assurer que vous pouvez légalement organiser des réunions virtuelles du conseil d’administration. Certaines organisations et sociétés à mission spécifique n’autorisent pas ces réunions dans l’assemblée générale, et parfois les lois de l’État les interdisent complètement.
Fixez une heure de réunion appropriée
L’un des principaux facteurs d’efficacité des réunions virtuelles du conseil d’administration est le choix d’une heure de réunion appropriée.
Comme pour toute réunion efficace, il est crucial de choisir le bon moment, surtout si les participants se trouvent dans plusieurs fuseaux horaires. Assurez-vous que l’heure de réunion que vous choisissez respecte les heures de déjeuner et de pause de chacun.
Conseil : Si vous avez du mal à coordonner les horaires de chacun à la main, utilisez un outil numérique de planification pour simplifier le processus de décision. Certains logiciels de réunion du conseil d’administration, comme Boardmaps, gèrent efficacement cet aspect.
Élaborez un ordre du jour clair
Un ordre du jour solide est la base de toute réunion du ca à distance efficace. Il est toujours important de s’assurer que chaque participant peut facilement suivre les sujets et les discussions, mais avec des participants à distance, c’est encore plus crucial.
Pour que votre réunion reste concentrée et sur la bonne voie à tout moment, créez un ordre du jour clair et dynamique, accessible sur n’importe quel appareil grâce à une interface mobile intuitive ou une application dédiée.
Voici quelques suggestions exploitables pour élaborer des ordres du jour solides qui engageront pleinement les participants :
- Impliquez les participants dans la création de l’ordre du jour.
- Veillez à ce que votre réunion du conseil d’administration à distance soit ciblée
- Distribuez des copies de l’ordre du jour et des documents pertinents une semaine à l’avance
Utilisez des outils de visioconférence
La vidéoconférence ajoute cet aspect de face-à-face si important dont les réunions du conseil d’administration virtuel ont besoin.
Il est possible d’organiser une réunion du conseil d’administration virtuel sans utiliser la vidéo. Toutefois, vos réunions seront beaucoup plus fructueuses et interactives avec des outils de vidéoconférence.
D’une part, tous les participants pourront se voir les uns les autres, ce qui permet de renforcer les liens. L’ajout de la vidéo permet également aux participants de ne pas négliger les signaux non verbaux importants. En particulier, surveillez le langage corporel qui indique un désaccord, de l’ennui, de l’impatience ou de l’enthousiasme.
Lorsque vous commencez à utiliser les outils de vidéoconférence, partagez ces meilleures pratiques avec les participants :
- Testez votre connexion Wi-Fi ainsi que votre équipement vidéo et audio avant de rejoindre l’appel.
- Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas.
- Levez la main ou envoyez un message dans le chat pour indiquer que vous avez un commentaire ou une question.
- Soyez prêt pour la caméra avec la tenue de la réunion correcte.
- Fermez tous les onglets inutiles pour éliminer les distractions extérieures.
- Envoyez un message dans le chat lorsque vous devez vous retirer afin que votre participation soit correctement enregistrée dans les procès verbaux.
Fixez une exigence minimale de présence en personne
Pour compenser tout élément manquant dans les réunions virtuelles du conseil d’administration, veillez à fixer une exigence minimale pour que les participants soient présents physiquement aux réunions.
Ayez une discussion franche avec votre conseil d’administration pour lui faire comprendre qu’il ne s’agit pas d’une alternative à la présence régulière aux réunions sans motif valable.
Indépendamment du règlement intérieur de réunion à distance du conseil, essayez d’organiser régulièrement une réunion physique. Il n’y a aucune raison pour qu’un conseil d’administration distant ne puisse pas être un conseil d’administration soudé ! Il suffit d’un peu de planification et d’intentionnalité.
Encouragez l’interaction
Veillez à promouvoir un esprit de collaboration lors des réunions de votre conseil d’administration virtuel.
Lorsque vous organisez une réunion du conseil d’administration virtuel, l’un des principaux défis consiste à faire en sorte que chacun participe à la conversation. Afin de maintenir efficacement l’investissement de chacun, essayez certaines de ces tactiques :
- Assurez-vous que tout le monde s’exprime au début de la réunion.
- Encouragez les participants à faire des commentaires et à poser des questions tout au long de la réunion.
- Prenez régulièrement des nouvelles des participants à distance.
- Ne laissez pas la discussion prendre du retard ou s’enliser.
Demandez des commentaires
Le retour d’information vous permettra d’organiser les meilleures réunions de conseil d’administration virtuelles possibles.
Une fois votre réunion du conseil d’administration à distance terminée, donnez à tous les participants la possibilité de donner leur avis. Que ce soit pour une prise de décision sérieuse ou pour quelque chose de plus léger, c’est une occasion majeure d’améliorer l’expérience des membres du conseil et d’obtenir un compte rendu efficace. Vous pouvez l’utiliser pour enrichir vos comptes annuels.
L’organisation d’une réunion de conseil d’administration peut être une affaire compliquée. Que vous soyez le président du conseil d’administration soucieux de maintenir l’attention et de faciliter l’engagement ou l’agent de liaison du conseil d’administration préoccupé par les difficultés de planification de la réunion et de création des livres du conseil, les réunions du conseil d’administration impliquent de nombreux éléments et détails soigneusement agencés.
